Nel lavoro quotidiano, la precisione è tutto. Una lettura attenta dei documenti commerciali come preventivi e conferme d’ordine fa la differenza in termini di velocità ed efficienza.

Il layout dei nostri documenti è stato appositamente progettato per essere chiaro, semplice e intuitivo.

Nella parte superiore del documento sono riportati, sulla sinistra, i dati identificativi di ARTEN SRL, mentre sulla destra, sotto la dicitura “SPETT.LE”, viene indicato il nome del cliente che ha richiesto il preventivo o formalizzato l’ordine. Qualora la destinazione della merce non coincida con la sede legale, è possibile indicare un indirizzo di consegna alternativo, che verrà evidenziato nella sezione adiacente; in tal caso, è fondamentale che tale informazione venga comunicata contestualmente all’ordine, così da garantire una puntuale e corretta gestione logistica.

Sotto l’intestazione sono riportati i dati principali del cliente, tra cui la partita IVA, il numero di telefono, un eventuale riferimento interno e il numero identificativo del nostro documento. Si consiglia sempre una verifica attenta di queste informazioni, poiché costituiscono la base per il corretto avanzamento dell’ordine.

Nel corpo centrale del documento viene presentata la panoramica dettagliata dei prodotti richiesti. Ogni articolo è identificato da un codice, utile a facilitare l’identificazione della configurazione scelta. Accanto al codice è riportata la descrizione completa del prodotto, che può comprendere, a seconda dei casi, la tipologia, il materiale, le dimensioni, l’altezza del telaio, il codice del volantino e il tipo di guarnizione. In presenza di richieste personalizzate anche la descrizione sarà personalizzata.

A destra della descrizione si trovano i dati quantitativi: la quantità espressa in unità numeriche, il prezzo unitario (immagine solo a fini illustrativi) e, nel caso si tratti di una conferma d’ordine, la data prevista per l’approntamento della merce. È importante notare che tale data non coincide con quella della consegna, ma si riferisce alla disponibilità del prodotto pronto per la spedizione – ritiro.
Nel caso si trattasse di un preventivo, sotto la sezione dedicata ai prodotti viene sempre riportata una stima indicativa delle tempistiche necessarie per la produzione.

Infine, nella parte conclusiva del documento (footer), sono riepilogati i dati relativi alla spedizione, il totale dell’ordine, eventuali clausole generali e i riferimenti utili al sito web aziendale.

È opportuno specificare che Arten srl gestisce la spedizione esclusivamente secondo due modalità:

• EX WORKS, il cliente si occupa autonomamente di tutte le fasi del trasporto,
• Porto Franco con Addebito in Fattura, il trasporto viene organizzato direttamente da ARTEN, e i costi addebitati poi al cliente.

Salvo diverse indicazioni del cliente, si intende opzione predefinita la modalità EX WORKS.

Avere una panoramica dettagliata dei documenti che si ricevono è essenziale per poter gestire in maniera consapevole e corretta l’intera pratica commerciale.

Per affrontare ogni fase del processo con la giusta preparazione, vi invitiamo a leggere anche gli articoli “COME FORMULARE LA RICHIESTA PERFETTA” e “Lettura della scheda tecnica”.